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現在、紙やCDにより申請を行っている事業所におかれましては、ぜひ電子申請へのご移行をご検討ください。
電子申請を導入することで、業務の効率化やコスト削減など、5つのメリットが得られます。

1. 時間やコストの削減
2. 発送作業・文書到着までの時間短縮
3. ペーパーレス化
4. 業務の属人化をなくし、情報を共有できる
5. 誤送付・文書の紛失など人的要因による個人情報漏えいリスクの回避

1.時間やコストの削減

紙やCDで申請する場合、営業時間中に窓口に行く移動時間や待ち時間、郵送代などのコストが発生していましたが、電子申請にすればすべて不要になり効率的に業務を行えます。

2.発送作業・文書到着までの時間短縮

即時申請となるため、郵送のようなタイムラグも発生しません。
提出期限から、郵送にかかる時間を逆算して投函するような必要はなくなります。

3.ペーパーレス化

書類を保管するためのスペースが必要なくなります。

紙で書類を保管すると、書類が増えれば増えるほど保管スペースが必要になります。
また、必要ない書類を破棄しようと思っても、破棄して良い書類と保存すべき書類が区別できず、なかなか破棄できないこともあるでしょう。

紙の書類と違って電子データは劣化しないということも、ペーパーレス化の大きなメリットです。

4.業務の属人化をなくし、情報を共有できる

情報の管理や共有がスムーズに行えます。

これまでは担当者のみが業務内容を理解していましたが、電子申請では、申請内容を保管し、検索することが容易になります。
これまでの申請手続きにどんな添付書類が必要だったかなどの過去の事例にも容易にアクセスできるので、業務を進めやすくなります。

5.誤送付・文書の紛失など人的要因による個人情報漏えいリスクの回避

書類やCDの持参や郵送がなくなり電子的な方法で管理するため、紛失のリスクが軽減できます。

紙やCDの場合、郵送したり窓口に持参したりするため、手違いがあったり、あるいは盗難に遭ったりする可能性がありました。

しかし、電子申請は社内で手続きを完了できるため、個人情報を社外に持ち出さずに管理でき、情報漏洩のリスクが軽減できます。